CONTRATS D'AU MOINS 5 000 € : OBLIGATION DE VIGILANCE Actualités GENERALISATION DE LA COMPLEMENTAIRE SANTE : LES OBLIGATIONS DES EMPLOYEURS

Tout employeur doit veiller à ce que les salariés prennent effectivement leurs congés payés. Sa responsabilité peut être engagée si les salariés ne prennent pas au moins 4 semaines de congés par an ou encore s’ils travaillent pendant leurs congés, même si les parties en sont d’accord.

 

PRISE ANNUELLE

La loi prévoit que les salariés bénéficient de 30 jours ouvrables de congés par an. Il est obligatoire de prendre effectivement 4 semaines (24 jours ouvrables) de congés chaque année, la 5ème semaine pouvant dans certains cas être reportée, ou affectée à un compte épargne temps, à certaines conditions.

 

Quatre semaines de congés doivent être prises pendant la période allant du 1er mai au 31 octobre (sauf disposition différente de la convention collective) ; à défaut, des congés supplémentaires doivent être accordés. La cinquième semaine peut être prise hors de cette période. Et les congés acquis au titre de l’année de référence précédente doivent être pris avant le 31 mai de l’année en cours.

 

DROITS A REPORT DES CONGÉS PAYES

Le report de congés d’une année sur l’autre n’est pas admis, sauf cas exceptionnels. Si, par exemple, le salarié est absent pour raison de santé avant la date prévue pour le départ en congé, ses congés seront reportés. Pour les salariés étrangers travaillant en France, des aménagements peuvent être prévus, par accord des parties. Le report des congés doit rester exceptionnel et limité à un nombre de jours réduit, la règle étant la prise d’au moins 4 semaines de congés par an.

 

OBLIGATIONS DE L’EMPLOYEUR

C’est à l’employeur que revient l’obligation d’organiser les départs en congés. Il doit consulter les représentants du personnel lorsqu’ils existent, afficher la période de prise des congés et l’ordre des départs en congés dans les délais prescrits.

 

L’employeur ne peut pas remplacer la prise des congés par le versement d’une indemnité compensatrice, même si le salarié a donné son accord.

 

DÉTERMINER LA PÉRIODE DES CONGÉS PAYES

Vérifier les accords collectifs : Lorsque l'employeur fixe la période de prise des congés payés (CP) dans son entreprise, il se réfère aux conventions ou accords collectifs applicables (c. trav. art. L 3141-13). À défaut de convention ou d'accord collectif de travail, il fixe la période de prise des CP en se référant aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise (c. trav art. L. 3141-13 et L. 2323-29).

Il s'agit d'une simple consultation : l'avis des représentants du personnel ne s'impose pas.

 

Du 1"mai au 31 octobre au moins : La période de prise des CP doit comprendre obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (c. trav art. L. 3141-13).

Cette période de congés peut cependant s'étendre sur une période plus longue, voire sur toute l'année, mais à condition qu'elle englobe la période légale du 1er mai au 31 octobre (période «d'été»). Une convention collective peut ainsi prévoir cette possibilité (cass. soc 3 mai 2000. n° 98-41845. BC V n° 164), mais cette période plus longue peut aussi être fixée après avoir obtenu l'accord individuel du salarié (cass. soc. 7 novembre1995.n° 91-45849 D).

 

Informer les salariés : Une fois la période de prise de CP déterminée, l’employeur informe les salariés au moins 2 mois avant le début de celle-ci (c. trav. art. D. 3141-5).

En pratique, l'information se fera au plus tard au 1er mars, pour une période débutant au 1er mai. Les conventions collectives peuvent toutefois prévoir un délai plus long que le délai légal minimal de 2 mois.

L'employeur communique la période par affichage ou note de service, tout en informant par ailleurs les salariés peu présents dans l'entreprise (ex.: travailleurs à domicile. travailleurs itinérants). À défaut, si un salarié non averti ne respectait pas ses dates de congé, l'employeur pourrait avoir une cause réelle et sérieuse de licenciement mais il pourrait plus difficilement lui reprocher une faute grave (cass. soc. 11 Juillet 2007. n°06-41706. BC V n° 121)

 

Carence de l'employeur : Si l'employeur ne fixe pas la période de congés payés, il peut en cas de litige être condamné à des dommages et intérêts envers un salarié qui  a  dû, par  exemple, annuler  son  séjour de vacances

(cass. soc. 30 janvier 1996.n° 92-45168 D).

 

ACCORDER DES JOURS DANS LA PÉRIODE « D'ETE »

Vingt-quatre jours au plus : La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas être supérieure à 24 jours ouvrables (c. trav. art L. 3141-17). En effet, la 5ème semaine de CP ne doit pas être accolée aux quatre autres.

Toutefois, l'employeur peut déroger individuellement à cette disposition pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières (salariés étrangers ou originaires des D.O.M.-T.O.M.). En dehors de ces cas particuliers, si l'employeur et le salarié sont d'accord, rien ne s'oppose à ce que les 5 semaines soient prises d'affilée, une certaine souplesse pouvant être admise (circ. min. n• 82-4 du 23 février 1982).

 

Fractionnement des CP : L'employeur peut fractionner le congé de 24 jours, avec l'accord du salarié (c. trav. art. L. 3141-18). Cet accord ne concerne que le congé principal et l'employeur peut donc décider seul de fractionner la 5ème semaine de congés (cass. soc. 27 mai 2003, n° 01-40143 D).

 

Douze jours en continu : Même en cas de fractionnement, l'employeur doit veiller à ce que le salarié pose au moins 12 jours ouvrables en continu entre 2 jours de repos hebdomadaire durant la période «d'été» (c. trav. art L. 3141-18).

 

FIXER L'ORDRE DES DEPARTS

Éléments à prendre en compte : L'employeur fixe l'ordre des départs en congés des salariés dans la période déterminée. L'ordre peut toutefois résulter d'un accord collectif ou d'un usage (c. trav. art. L.3141-14).

À noter : Des dates de départ doivent être prévues pour le congé principal et pour la 5ème semaine, du fait du fractionnement.

 

Pour fixer cet ordre des départs, l'employeur recueille l'avis des délégués du personnel s'ils existent. Il tient compte de la situation de famille des salariés, des congés de leur conjoint ou partenaire titulaire d'un Pacs, de l'ancienneté ou de leur activité éventuelle chez d'autres employeurs.

 

Ainsi, l'employeur doit accorder aux conjoints ou aux partenaires liés par un Pacs qui travaillent dans la même entreprise un congé simultané (c. trav. art. L. 3141-15).

 

De même, pour les salariés ayant plusieurs employeurs, la solution peut consister à trouver un arrangement entre ces derniers pour que les mêmes dates de congés soient accordées (rép. Paillé n° 34412. JO 20 août 2001. AN quest. p.4780).

 

Cas particulier : Les salariés de retour d'un congé de maternité ou d'adoption, d'un arrêt de travail lié à un accident du travail, d'une maladie (professionnelle ou non) après la clôture de la période de prise des CP conservent leurs droits à congés qui sont reportés. L'employeur doit en tenir compte lorsqu'il fixe le calendrier des départs et les reporter à une date qu'il fixe dans le cadre des règles de prise des CP (c. trav. art. L. 3141-2; cass. soc. 27 septembre 2007, n°05-42293. BC V n°147; cass. soc. 24 février 2009, n°07-44488, BC V n° 49).

 

Souhaits des salariés : L'employeur peut aussi tenir compte des souhaits des salariés pour fixer l'ordre des départs en congés payés, via une procédure de demande écrite, acceptée ou non, par exemple. Cependant, l'ordre des départs fixé par l'employeur doit toujours tenir compte des critères légaux et conventionnels. Rappelons que le salarié qui fixe lui-même ses dates de départ et de retour, sans l'accord de l'employeur, commet une faute grave (cass. soc 16 juin 2010, n°09-40599 D).

 

Afficher l'ordre et les dates de départ : L'employeur communique à chaque salarié l'ordre et les dates de départ au moins 1 mois à l'avance (c.trav. art. O.3141-6). Il les affiche dans les locaux normalement accessibles aux salariés. Sauf circonstances exceptionnelles, l'employeur ne peut pas les modifier.

 

RESPONSABILITÉ

La responsabilité de l’employeur peut être mise en cause s’il n’impose pas la prise des congés payés. En effet, il a l’obligation de veiller à la santé et à la sécurité des salariés et à ce titre ils doivent prendre leurs congés.

 

Les dispositions légales en matière de congés sont impératives et entraînent un certain nombre d’obligations à la charge de l’employeur. A défaut, sa responsabilité peut être mise en cause.

 

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